Kommunikation in verteilten Teams

Kommunikation in verteilten Teams
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Verteilte Teams auf mehreren Standorten zu haben, ist heute in IT-Projekten keine Seltenheit mehr. Auch wenn Teams verteilt operieren – der Kunde betrachtet die IT-Dienstleistung an seinem Produkt als Ganzes. Die Nähe zum Kunden dabei für alle aufrecht zu erhalten, ist wohl eines der größten Herausforderungen im globalen Wettkampf. Agile Software plaudert kurz aus dem Nähkästchen und gibt ein paar Tipps zur optimalen Kommunikation auf verteilten Standorten.

Kommunikation in Teams auf verschiedenen Standorten

  • Online-Chat für alltägliche Kommunikation
    Verteilte Teams müssen früh darauf vorbereitet werden, sich regelmäßig zu treffen und abzustimmen – am besten via Tools wie Skype. Einmal als Working Agreement eingepflegt, wird dem Team die Bedeutung der unkomplizierten, temporären Kommunikation rasch bewusst, weshalb sich Chat Rooms bzw. Skype Channels als besonders effektiv zur parallelen Arbeit bewähren.
  • Video-Telefonie für kurzfristige Abstimmungen
    Gerade für regelmäßige, kurze Meetings eignet sich Videotelefonie hervorragen. Zeitpunkt, Ort und Ablauf sind durch die Regelmäßigkeit ohnehin bereits bekannt. Unter Umständen muss nicht jedes Skype Meeting mit Video durchgeführt werden. Wichtig sind die vorab gemeinsam abgestimmten Verhaltensregeln während des Meetings zu beachten – zB Mikrofon nicht abschalten und nicht einfach weggehen, wenn der andere es nicht mitbekommt. Es geht um den häufigen, regelmäßigen und dafür kurzen Austausch.
  • Face 2 Face für langfristiges Commitment
    Ergänzend dazu werden zu ausgewählten Zeitpunkten auch Face2Face-Meetings organisiert. Dies macht für Workshops und andere Projekttätigkeiten Sinn, wo besonders umfangreich über längere Zeit gemeinsam Inhalte erarbeitet werden müssen und es auf innovative Lösungen ankommt. Lange, mehrstündige Online-Meetings sind keine Option und wirken rasch ermüdend.

Kommunikation zum Kunden (und dessen Projekt)

  • Kurzer, aber regelmäßiger Kontaktaustausch (E-Mail)
    Auch bei der Kommunikation zum Kunden ist eine häufige, aber kurze Kontaktaufnahme wünschenswert. Da der Kunde nicht direkt in die laufende Arbeit einsehen kann, ist ein genaues, aber kurzes, Informationswesen zu empfehlen.
  • Online-Meetings für regelmäßige Demo
    Gerade in Scrum oder Kanban, bei denen das Team in Daily Stand-ups eingebunden ist, macht es Sinn, Kunden Zugriff auf bestimmte Entwicklerrechner zu geben – zB via Teamviewer Sessions, bei denen durch gegenseitigen Zugriff auf Rechner Wissen zum Fortschritt effizient ausgetauscht wird.
  • Regelmäßiger Kundenbesuch
    Punktuelle, regelmäßige Kundenbesuche – zB zu jedem Sprint Review – und dabei ausgehändigte, schriftliche Statusberichte runden das Bild ab.
  • Unregelmäßige Face2Face-Meetings
    Im Falle von nachhaltigen, langfristigen Entscheidungen, bei Problemen oder gar bei Eskalation sollte in jedem Fall immer einem Face2Face-Meeting Vorrang haben. Insbesondere bei persönlichen Aussprachen bzw. Diskussion von Problemen sollte nicht lange gewartet werden.

Unsere Erfahrung zeigt, dass schon mit diesen einfachen Mitteln, eine ausreichende Kommunikation realisiert werden kann, damit zum einen einer optimalen Einbindung von verteilten Teams nichts im Wege steht, sowie das Vertrauen des Kunden aufgebaut wird – ohne dafür jeden Tag vor Ort sein zu müssen.

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