Räumliche Trennung wird bei der Zusammenarbeit in und mit Teams rasch zu einer Herausforderung. Auf was man dabei besonders schauen soll, um erfolgreich zusammenzuarbeiten, erkläre ich kurz in diesem Beitrag.
“Man kann nicht Nicht-Kommunizieren” heißt es so schön. Körpersprache, nonverbale Kommunikation, unbewusste Zeichen und Sender-Empfänger-Probleme führen oft zu unterschiedlichen Interpretationen. Das alles können sie tun und einführen, wenn die remote Arbeit zur Herausforderung wird:
1. Werte + Vertrauen aufbauen
Jene Werte und jenes Vertrauen müssen hergestellt werden, die auch bei räumlicher Zusammenarbeit zählen würden. Es gilt, die gemeinsame Arbeit zu fördern:
- Team Regeln aufstellen
Regel Nr. 1: Effiziente Kommunikation, am besten kurz. Sich auf Referenz-Stories und -Projekte beziehen und verlinken, Screenshots und konkrete Beispiele verwenden, Besonderheiten mit Fotos oder Skizzen darzustellen, Emotionen via Emojis, Memes oder GIFs übermitteln oder einen direkter 1-to-1 Anruf um kurz zu plaudern. - Richtlinien zur Kommunikation festlegen
Welche Kommunikationstools möchten für welche Kommunikationsart verwenden? ZB Slack für interne Plaudereien, E-Mails für die Kommunikation mit Kunden und Partnern, Ticket-System für Probleme, Asana für Projekte und Jira für neue Stories. - Standards definieren
Video Calls sind mittlerweile state-of-the-art. Machen Sie das zum Standard, um jeden die Möglichkeit zu geben, an Gesprächen aktiv teilzunehmen, zwischenmenschliche Beziehungen aufzubauen und Diskussionen und Emotionen besser zu interpretieren. Dies alles führt zu mehr Vertrauen. - Erfolge zelebrieren
Das Erledigen seiner Arbeit ist wichtig – genauso wie die Zelebrierung gemeinsamer Erfolge und Teamaktivitäten. Wurde ein Milestone erreicht? Dann senden Sie Glückwünsche an das Team und gratulieren den beteiligten Personen. Haben wir ein Ziel geschafft? Dann stellen Sie eine Kiste Bier ins Büro. Hat jemand Geburtstag? Dann nehmen sie 30 min Auszeit via Video Call und sorgen für ein bisschen Abwechslung. Reden wir immer nur über die Arbeit? Dann veranstalten Sie eine monatliche virtuelle Spielerunde, zB Stadt, Land, Fluss online auf englisch. Dies fördert das Kennenlernen.
2. Wertvolle Meetings organisieren
Oft zeigt ein Blick in den Kalender alles: Wann habe ich da Zeit zum Arbeiten? Ganz ehrlich: jeder verschwendet unnötig Zeit in Meetings, die kürzer sein könnten oder überhaupt nicht notwendig wären! Planen Sie Ihren Kalender und Ihre Meetings neu:
- Tagesordnung kommunizieren
Beginnen Sie jedes Meeting mit einem Zweck und einem Ziel und senden jedem Teilnehmer eine Übersicht der Themen. Damit weiß jeder was ihn erwartet und kann über eigene Beiträge nachdenken – oder eben nicht teilzunehmen, wenn die Inhalte für sie nicht relevant sind. Dadurch werden zumindest Ihr Meetings effektiver sein und wie geplant ablaufen. - Notizen machen und protokollieren
Ein gemeinsames Dokument mit Notizen zu den Diskussionsthemen ist nicht nur im Nachhinein sowie für die Nicht-Teilnehmer hilfreich, sondern auch bei der Abarbeitung von Aufgaben. Erweitern Sie nach dem Meeting Ihre Notizen mit Links und Projekt-Verweisen und stellen Sie sicher dass jeder den Link zum Dokument bekommt. Bestimmen Sie am besten bei Beginn des Meetings eine Person die für die Notizen zuständig ist. - Tägliche Stand-ups durchführen
Führen Sie für wiederkehrende Statusmeetings besser ein 15 min Stand-up statt einer Sitzung durch. Also ein tägliches, kurzes Status-Meeting, bei dem jedes Team-Mitglied 1-2 Sätze zur erledigten Arbeit, den nächsten Schritten und ggf. zu den aufgetretenen Problemen berichtet. Die effektivste Möglichkeit um einen Überblick zu bekommen und sich dabei auszutauschen – fördert außerdem die Zusammenarbeit.
3. Fokussiertes Arbeiten ermöglichen
Bei all diesen Zusammenarbeits-Methoden ist es wichtig, jedem Teammitglied ausreichend Zeit für fokussiertes Arbeiten zu ermöglichen. Die digitalen Ablenkungen sind groß und so muss die Flut von Benachrichtigungen und der Wechsel zwischen verschiedenen Apps reduziert werden.
- Meetings absagen: Arbeit vor Austausch
Die Abarbeitung der Termine Ihres Kalenders überfordert Sie? Dann sagen sie Meetings ab! Was sind Ihre Prioritäten und welchen Zweck haben einzelne Meetings? Wer hat eingeladen? Soll ich wirklich dabei sein? Bitten Sie besser um Zusendung der Besprechungsnotizen und erledigen Sie den wichtigen Task. - Fokus-Zeit festlegen: Ablenkungen reduzieren
Beschränken sie Ablenkungen auf eine bestimmte Zeiten. Machen Sie immer wieder Pausen im Laufe des Tages um sich konzentrieren zu können. Legen Sie konkrete Zeiten für Power Napping, einen Spaziergang ums Haus, eine Snack-Pause oder private Aktivitäten fest– und halten Sie sich danach! Ein klarer Kopf und mehr Energie helfen Ihnen in kurzer Zeit mehr zu erledigen. - “Bitte nicht stören” aktivieren: Flow finden
Es ist in Ordnung, Benachrichtigungen zu deaktivieren um Ablenkungen während bestimmten Tageszeiten zu blockieren. Finden Sie Ihren Flow und bleiben Sie bei der Sache. Wenn Sie Angst haben etwas zu verpassen, checken Sie halt alle 60 min die Inbox oder Chatbox, bevor Sie wieder weitermachen. Aktivieren Sie den „Bitte nicht stören“-Modus wenn Sie dringend Zeit für bessere Konzentration brauchen. Wirklich produktiv sein ohne Ablenkungen geht – am besten wenn alle im Team es Ihnen gleich tun.
Dies alles sorgt für effiziente Kommunikation, Entspannung und Spaß der Mitarbeiter und fördert letztendlich den Team-Zusammenhalt. Wichtig: Machen Sie diese Werte und Richtlinien transparent! Und vergessen Sie nicht: Wir sitzen alle im selben Boot ;)